스마트폰 증가. '모바일 오피스' 활상화 될까?

스마트폰이 활성화된 이후 개인이든 회사든 사용패턴과 함께 삶의 방향도 많이 바뀌고 있는 것이 현실입니다.

먼저 개인의 경우 스마트폰을 다양한 방법으로 활용하여 생활에 도움을 받는 경우가 많습니다. 간단하게는 메모관리나 일정관리부터 시작해서 해야 할 일 등을 스마트폰을 이용해서 관리하기도 하고 이메일을 주고받기도 합니다.

지도 서비스를 이용해서 내가 모르는 장소를 찾거나 대중교통을 이용해서 어떻게 목적지에 갈 수 있는지 알아낼 수 있으며 또 버스가 도착하는 시간을 체크하기도 합니다. 또한 무선 인터넷을 이용해서 온라인으로 신문을 읽고, 전자책 어플리케이션을 이용해서 독서를 할 수도 있습니다. 트위터나 페이스북과 같은 SNS를 사용해서 지인과 소통을 하기도 하고 또 심심하면 게임도 즐길 수 있습니다. 이렇듯 다양하게 스마트폰을 이용해서 개인의 삶의 질을 많이 향상시켰다고 보여집니다.

기업 모바일 오피스 도입 증가세

기업에서도 마찬가지입니다. 최근 기업에서 스마트폰을 전사적으로 도입하는 경우가 많아졌습니다. 대표적인 케이스가 바로 모바일 오피스입니다. 사무실에서 해야 할 일을 이제는 사무실이 아닌 사무실 밖에서도 할 수 있게 만들겠다는 것이 모바일 오피스의 도입요지입니다. 스마트폰이 활성화 되면서 모바일 오피스를 도입하겠다는 기업들이 점점 늘어나고 있는 추세입니다.

이러한 흐름에 맞춰 최근 정부에서도 시간과 장소의 제약없이 일할 수 있는 ‘스마트워크(Smart Work)’ 근무율을 2015년까지 전체 공무원과 노동인력의 30%까지 높이겠다고 발표했는데요. 스마트워크의 활성화가 이루어지면 수도권의 경우 원격근무 1일당 약 90여분의 출퇴근 시간이 절감되고, 사무직 860만명 동참시 연간 111만톤의 탄소배출량과 1조6000억원의 교통비용 감소 효과를 가져올 수 있다고 합니다.

☞ 2015년 공무원·직장인 30% 원격근무? '스마트워크'(정책공감, 2010. 7. 21)

일하는 스타일에 따라서 분명 적용할 수 있는 범위와 종류가 달라지겠지만 모바일 오피스의 핵심 포인트는 탈 사무실화입니다. 사무실에서 할 수 있는 일을 스마트폰을 통해서 카페나 혹은 버스나 전철 등의 대중교통을 통해서 이동하는 중에도 하겠다는 의미인데요. 모바일 오피스가 활성화되면 자택근무도 활성화가 되겠죠?

일반적으로 모바일 오피스에서 지원되는 기능들은 다양합니다. 기업들은 보통 그룹웨어라는 기업안에서 업무에 활용할 수 있는 기업 시스템을 도입하고 있습니다. 물론 규모가 작은 기업의 경우 그룹웨어가 없는 경우도 많지만 어느 정도 규모가 있는 기업들은 상당수 자체적으로 그룹웨어를 도입해서 업무에 활용하고 있습니다. 그룹웨어는 보통 회사 메일 시스템과 각종 결제 시스템, 사내 게시판, 사내 공지사항 게시판 등을 포함하고 있으며 메일 시스템과 결제 시스템, 공지사항 게시판 등이 핵심이라고 할 수 있습니다. 이런 서비스들을 이제는 스마트폰을 통해서 서비스하겠다는 것이 모바일 오피스입니다.

가장 큰 문제점은? ‘보안’

이런 모바일 오피스를 도입하는데 있어서 여러 가지 해결해야 할 문제들이 많이 있습니다만, 가장 크게 걸리는 부분은 다름아닌 보안입니다. 특히 기업의 기밀내용을 담고 있는 문서를 스마트폰을 통해서 볼 때 보안이 가장 큰 걸림돌로 작용합니다.

만약 기밀문서가 담겨있는 스마트폰을 분실하거나 어떤 의도에 의해서 문서가 유출될 경우 해당 기업에 그 피해가 크기 때문입니다. 보통 기업에서 그룹웨어를 도입할 때 문서의 외부 유출 등을 막기 위해 문서보안시스템(DRM)을 많이 도입합니다.  DRM은 만들어진 문서를 암호화하기 때문에 허가된 사용자 이외에는 문서를 열람할 수 없으며 사용자의 권한에 따라서 편집이 불가능하게 만든다든지 보기만 할 뿐 프린팅을 못하게 한다든지 하는 등의 제한을 걸 수 있습니다.

문제는 스마트폰에서는 이런 DRM 클라이언트가 아직은 존재하지 않는다는 점입니다. DRM 솔루션의 종류에 따라서 다르겠지만 보통 기업에서 많이 쓰는 MS 오피스나 아래한글 등의 오피스 어플리케이션을 제어하는 방식으로 DRM 클라이언트가 동작을 합니다만, 아직까지 스마트폰에는 이런 DRM 클라이언트가 없습니다.

그렇기 때문에 모바일 오피스를 구축할 때 이런 DRM이 적용된 문서의 경우 모바일에서는 DRM을 해제해서 원본파일을 다운로드 하게 했습니다. 그러다보니 위에서 언급한대로 스마트폰을 분실했을 때 회사의 기밀문서가 원본 그대로 유출되는 사고가 일어날 수가 있었습니다.

보완 위해 스트리밍 방식으로 문서 전송

하지만 최근 스마트폰에 구축하고 있는 모바일 오피스의 경우 DRM이 적용된 문서를 보기 위해 스트리밍 방식을 이용해서 문서를 스마트폰에 전송하는 방식을 많이 사용합니다. 스트리밍 방식의 장점은 문서의 내용이 화면에 보여지기만 할 뿐 스마트폰 자체에는 저장되지 않는다는 점입니다. 그렇기 때문에 스마트폰을 분실하더라도 그 자체에는 파일이 없기에 문제가 되지 않는다는 점을 들어 최근 스트리밍 방식의 문서 뷰어를 탑재한 모바일 오피스들이 많이 구축되고 있는 상황입니다.  

그리고 스마트폰 자체에 PC와 동일한 DRM 클라이언트를 구축하는 스마트폰 보안 솔루션도 아직 나오지는 않았지만 현재 개발되고 있습니다. 이 경우에는 스마트폰에 저장된 파일이 PC에서 사용되는 DRM이 적용된 문서이기 때문에 유출된다고 하더라도 허가된 사용자와 폰 이외에는 사용할 수 있는 방법이 없습니다. 또 스트리밍 방식의 경우 한번 본 문서를 다시 볼 경우 다시 서버로부터 문서를 다운로드 받아야 하는 번거로움이 있지만 DRM 클라이언트 방식은 한번 다운로드 받은 문서가 그대로 스마트폰에 남아있기 때문에 그런 번거로움은 없습니다.

이렇듯 이제는 스마트폰에서도 기밀문서를 안전하게 볼 수 있는 방법들이 점점 생겨나고 있으며 보안에 대한 문제가 조금씩 기업이 요구하는 수준에 맞춰지고 있는 상황입니다. 아직까지는 보안에 대한 문제 때문에 귀찮은 작업들을 해야 하는 경우가 많지만 조만간 보안에 대한 해결책이 나오게 되면 모바일 오피스의 활성화는 더 빨라질 것으로 보입니다.

아직까지 스마트폰 보급률이 전체 휴대폰 보급률의 2~3%의 수준에 미치지 못하고 있습니다. 여전히 스마트폰은 비싸고 어렵다는 인식이 강하기 때문입니다. 아이폰이 국내에 들어오고 난 이후 갤럭시S나 디자이어, 엑스페리아 X10, 베가 등의 고성능의 스마트폰이 국내에 많이 출시되었고 많이 팔리고 있지만 여전히 아직은 걸음마 수준이라는 생각이 듭니다.

하지만 모바일 오피스 시장이 활성화가 되면 기업에서 스마트폰의 수요가 많아질 것이며 그것이 다시 스마트폰의 활성화에 긍정적인 영향을 끼치게 될 것이라 보여집니다. 기업의 효율적인 업무관리뿐만 아니라 스마트폰의 활성화를 위해서라도 모바일 오피스의 활성화는 꼭 필요한 부분이라는 생각이 듭니다.

* 이 글은 정책공감 블로그에 기고한 글입니다. 제가 기고한 글하고는 살짝 다른데 이게 더 좋은 듯 싶어서 이걸 가져왔습니다(^^). 기고문은 [여기]서 확인할 수 있습니다.