PC에서만 하던 오피스 작업을 이제는 모바일에서도 해본다면? 모바일 오피스의 세계..

요 몇년 사이에 스마트폰과 태블릿PC와 같은 스마트 디바이스들이 급격히 성장했고 많은 사람들, 아마도 젊은 층의 경우는 대부분이 스마트폰을 메인 휴대폰으로 사용하고 서브 단말기로 아이패드나 갤럭시 탭과 같은 태블릿PC를 갖고 다니는 것이 일상화되어가고 있다고 봅니다. 이른바 스마트 디바이스를 활용하는 세대가 시대의 중심에 들어서게 되었다는 얘기입니다.

 

기업 입장에서도 생산성 등을 고려해서 이런 스마트 디바이스를 활용하는 방안을 많이 강구해왔습니다. 아마도 대표적인 케이스가 모바일 그룹웨어일 것입니다. 스마트폰이나 태블릿PC에서도 기업의 그룹웨어를 사용할 수 있도록 하여 메일 확인 및 작성, 스케쥴 관리, 심지어 결제까지 가능하게 하는 시대가 되었습니다. 여기에 보안 이슈가 대두되면서 MDM(Mobile Device Management), MAM(Mobile Application Management) 등의 기술들이 도입됩니다. 이제는 업무도 스마트 디바이스로 보는 시대가 되었다는 얘기입니다.

 

BYOD. Bring Your Own Device라는 얘기를 들어봤을 것입니다. 자신이 갖고 있는, 자신이 편하게 사용할 수 있는 단말기를 이용해 업무를 진행한다면 업무 생산성이 높아질 것이라는 생각에 스마트 디바이스를 적극적으로 업무에 이용할 수 있게 해주는 개념입니다. 앞서 모바일 그룹웨어나 MDM, MAM과 같은 얘기는 BYOD 안에서 다 수용되었습니다. 여기에 하나가 이제 더 추가될 것입니다.

PC에서만 하던 문서작업을 모바일로

스마트 디바이스로 업무를 보다보면 가장 답답한 경우가 다름아닌 문서작업입니다. 워드나 엑셀, 파워포인트와 같은 오피스 문서를 스마트 디바이스로 작성하거나 열람하는 것은 무척이나 귀찮고 짜증나는 일입니다. 문서를 PC의 모니터와 같은 20인치 이상의 큰 화면에서 보는 것이 익숙한 상황에서 4~5인치, 9~10인치가 되는 화면으로 보는 것은 아무래도 눈의 피로감을 불러올 수 있습니다. 하지만 매번 문서를 볼 때마다 사무실로 간다던지 아니면 노트북을 이용하는 것도 불편하기는 마찬가지입니다. 이제는 스마트 디바이스에서 오피스 문서를 편하게 열람하고 편집, 작성해야 하는 시대가 왔습니다.

 

요 몇년 사이에 모바일 오피스 어플리케이션은 눈부시게 발전해왔습니다. 처음 아이폰이 나왔을 때에는 아이폰이 기본적으로 제공하는 PDF 뷰어 기능을 이용해서 PDF 문서를 보는 것은 가능했습니다. 안드로이드 스마트폰의 경우 기본 뷰어가 없었기 때문에 서드파티 앱들을 이용해야만 했습니다만 그래도 PDF 문서를 보는 정도는 문제는 없었습니다. 하지만 가장 많이 사용하는 MS 오피스 문서들(워드, 엑셀, 파워포인트)을 보는 것은 좀 달랐습니다.

요즘 나오고 있는 모바일 오피스 어플리케이션이 앞서 얘기했던 것처럼 눈부시게 발전한 것은 사실이지만 아직까지는 PC 수준에는 못미치는 것이 사실입니다. 하지만 정말 많은 부분에서 발전을 했는데 적어도 워드 문서나 엑셀 문서를 보거나 간단히 편집하는 수준은 문제가 되지 않습니다. 파워포인트 문서의 경우 폰트 문제나 효과 등으로 PC에서 보는 것만큼은 볼 수 없지만 간단히 내용 확인 정도는 할 수 있는 수준입니다. 구글에 인수된 퀵오피스나 인프라웨어의 폴라리스 오피스, 한컴의 싱크프리 오피스 등이 스마트폰 초창기부터 모바일 오피스 어플리케이션으로 나름 사랑을 받아온 어플리케이션들입니다. 이들은 MS 오피스 문서에 7~80%의 호환성을 지니면서 모바일 오피스 기능을 제공해왔습니다.

그런데 이제는 애플과 구글, MS가 각기 모바일 오피스 어플리케이션들을 내놓기 시작하면서 얘기가 좀 달라지는거 같습니다. 과거에는 MS 오피스에 얼마만큼 호환성이 좋은가가 좋은 오피스 어플리케이션의 기준이 되었다고 하면 이제는 모바일 환경에서 얼마나 최적화되어 문서 작성을 해줄 수 있는가, 여러 사람들이 동시에 문서를 작업할 때 도움이 되는가 등이 좋은 모바일 오피스 어플리케이션의 기준이 되는거 같습니다. 그리고 과거처럼 MS 오피스에만 호환하는 것이 아니라 각기 나름대로의 문서 포멧을 제공하고 대신 기능적으로 우수하다는 것에 대해서 접근하고 있다고 봅니다.

애플의 모바일 오피스, iWorks

 

애플은 아이폰에 맥에서 제공해온 iWorks를 무료로 제공하고 있습니다. iWorks는 페이지스, 넘버스, 키노트로 구성된 맥용 오피스 어플리케이션입니다. 애플 제품들을 즐겨 사용하는 사람들은 MS 오피스보다 iWorks가 훨씬 좋다고 주장하기도 합니다. 특히 프리젠테이션 도구인 키노트는 MS 오피스의 파워포인트를 능가한다고 평가받곤 합니다. 어찌되었던 맥용 iWorks가 아이폰, 아이패드 등 iOS용으로 들어오면서 iCloud를 통해 맥과 iOS 사이의 문서 공유 등이 가능해지게 됩니다. 즉, 맥에서 작성하던 iWorks 문서를 iCloud를 통해 아이폰이나 아이패드에서도 열람할 수 있고 수정 할 수 있습니다. 그 반대도 가능합니다. 솔직히 iWorks의 기능이 MS 오피스에 비해 좋다거나 크게 떨어진다고 할 수는 없습니다. 다만 많은 사람들이 MS 오피스에 익숙한 상황에서 워드, 스프레드시트, 프리젠테이션 기능을 동일하게 지닌 iWorks가 대안은 될 수 있지만 익숙하지 못해서 불편하기는 마찬가지이니까요. iWorks는 MS 오피스 형식으로 저장하는 기능이 있기 때문에 워드, 엑셀, 파워포인트 문서로 만들 수 있습니다만 다시 MS 오피스에서 불러서 수정을 해줘야 제대로 볼 수는 있습니다. 하지만 업무 환경 자체가 애플 제품으로만 되어 있다면 iWorks도 나쁘지 않은 선택입니다. 결정적으로 무료거든요. 그리고 외부로 내보내는 문서는 원본이 아닌 PDF 파일로 변환해서 내보내면 되니 크게 문제는 되지 않을 것으로 보입니다.

구글의 모바일 오피스, 구글 드라이브

구글은 웹기반의 웹오피스인 구글독스(Google Docs)를 모바일에서는 문서, 스프래드시트, 프리젠테이션이라는 이름으로 모바일 앱으로 제공해주고 있습니다. 지금은 구글독스를 구글 드라이브에 통합시켜서 제공하고 있는데 모바일에서는 앱으로 제공하기 때문에 앞서 얘기했던 것처럼 분리해서 제공해주고 있으며 무료입니다(구글의 대부분 서비스는 무료로 제공됩니다. 다만 용량에 따라서, 업무용의 경우 사용자 수에 따라서 유료 옵션을 제공합니다). 구글은 이전부터 웹오피스 분야에 있어서는 최강자 위치에 있었고 그것을 모바일까지 확대해서 그 영역을 늘리고 있다고 보여집니다. 구글 드라이브의 특징은 기반 자체가 웹이라는 것입니다. 앞서 애플의 iWorks나 밑에서 소개할 MS 오피스의 경우에도 웹 버전을 제공해주고는 있지만 웹 기반 오피스의 성능을 보면 속도면에서, 그리고 공유 및 문서 동시 작업 등 여러 사람들이 동시에 작업해야 하는 상황에서의 기능 제공은 아직까지 구글 드라이브가 지금까지 나온 모바일 및 웹 오피스 계열들 중에서는 최고라고 할 수 있습니다. 구글 드라이브 역시 iWorks처럼 MS 오피스 문서에 대해 어느정도 호환성을 지닙니다만 거의 50~60%정도의 호환성을 지니고 있는 것으로 알려지고 있어서 MS 오피스 대체로는 어렵다는 것이 전반적인 평입니다. 하지만 MS 오피스를 공식적으로 사용하지 않고(기업 내부 문서를 MS 오피스가 아닌 다른 오피스 포멧을 사용하는 경우) 별도의 포멧을 갖고 가려는 벤처, 스타트업 기업들은 구글 드라이브를 많이 사용하는데 웹 기반이기 때문에 장소에 상관없이 오피스 툴 사용이 가능하고 하나의 문서를 여러 사람들이 동시에 작업해야 하는 경우에 더 막강한 기능을 제공하기 때문에 많이 사용하고 있습니다. 모바일 버전 역시 웹 버전에서 제공하고 있는 기능을 각기 기능 상 분류해놓은 것 뿐이지 거의 동일합니다. 다만 모바일 버전의 경우 앱 형식으로 제공되기 때문에 웹 오피스 느낌보다는 별도의 오피스 어플리케이션이라는 느낌이 강할 뿐입니다. 앞서 얘기했듯 구글 드라이브의 웹 및 모바일 버전의 특징은 빠른 속도와 동시 작업이 원활하다는 점입니다. iWorks의 경우에는 모두가 맥과 iOS 단말기를 사용해야 한다는 전제조건이 붙지만 구글 드라이브의 경우에는 웹브라우징이 되는 환경이라면 모두 사용이 가능하기 때문에(구글 크롬 브라우저만 잘 돌아가면 됩니다. 다른 웹브라우저에서도 사용할 수 있습니다) 접근성 부분을 보면 구글 드라이브의 모바일 버전이 더 사용하기 용이할 수도 있겠습니다.

MS의 모바일 오피스, One Drive

MS는 한동안 MS 오피스의 모바일 버전을 내놓지 않았습니다. 아니 웹버전도 내놓지 않았습니다. MS는 기본적으로 MS 오피스 패키지 제품을 수입원으로 하고 있기 때문에 모바일 버전와 웹 버전을 내놓을 필요가 없었습니다. 하지만 시대가 모바일 오피스와 웹 오피스를 요구하고 있기에 결국 MS도 모바일 버전와 웹 버전을 내놓게 됩니다. 그 전까지 MS 오피스의 모바일 버전은 MS에서 제공한 것이 아닌 서드파티 앱을 사용했어야 했습니다(앞서 얘기한 싱크프리 오피스나 폴라리스 오피스가 MS 오피스 호환 오피스로 나름 입지를 만들었습니다). 하지만 이제는 MS도 제대로 모바일 오피스 및 웹 오피스를 만들어 제공하고 있으며 어쩌면 모바일과 웹 부분에서 가장 늦게 시작했음에도 불구하고 최근 나온 버전의 성능을 보면 무시할 수 없는 기업이 MS구나 하는 생각을 들게 만듭니다. MS는 유료 패키지인 오피스365 버전부터 모바일과 웹 버전의 오피스를 제공하기 시작했습니다. 그런데 초창기 버전을 보면 이걸 왜 만들었을까 하는 생각이 들만큼 허접했고 기능이 미약했습니다. 그리고 일반 사용자들을 위해 Live 오피스부터 시작해서 순차적으로 웹 버전을 공개하기 시작했으며 최근에는 모바일과 웹 버전 모두 유료, 무료 사용자들을 위해 공개했습니다. 참고로 구글이 구글 독스를 구글 드라이브로 통합했듯 MS 역시 웹 기반 오피스를 원드라이브(One Drive)로 통합해서 제공하고 있으며 모바일용 MS 오피스 역시 원드라이브 기반으로 제공됩니다. 물론 워드, 엑셀, 파워포인트 앱은 구글 드라이브처럼 모바일에서는 별도로 제공하며 웹에서만 통합시켜서 제공합니다. MS 오피스 모바일 버전의 가장 큰 특징은 역시나 기존 MS 오피스 문서와의 호환성입니다. 물론 폰트 및 PC에서만 제공하는 함수, 기능들로 인해 100% 호환한다고 할 수 없습니다(특히 엑셀과 파워포인트 문서는 더 그렇습니다). 하지만 지금까지 나온 모바일 오피스 앱들 중에서 가장 PC용 MS 오피스 문서를 잘 받아들이고 사용할 수 있습니다(MS가 만든 것이니 당연합니다 ^^). 사용성에 있어서도 초창기에 욕을 바가지로 얻어먹었던 것을 잘 아는지 인터페이스가 상당히 모바일에 맞게 커스터마이징되고 튜닝되었습니다. 이는 MS가 태블릿PC용 윈도에 맞춰서 MS 오피스 역시 비슷한 컨셉으로 커스터마이징을 했는데 그것이 모바일 버전에서도 비슷하게 적용되기 때문이라고 보여집니다. 속도 부분은 앞서 소개한 iWorks나 구글 드라이브보다는 조금 느립니다(하지만 이것도 엄청나게 빨라진 것입니다. 초창기 MS 오피스 모바일과 MS 오피스 웹 버전을 사용하다보면 답답해서 버리겠다고 아우성을 칠 수 있습니다). 하지만 최근 빨라진 모바일 단말기의 성능 위에 돌려본다면 나름 사용하는데 편할 수 있습니다. 그리고 기존 PC용 MS 오피스에서 제공하는 기능들을 상당 부분 채용했기 때문에 사용성에 있어서는 그동안 소개했던 모바일 오피스보다 훨씬 앞선다고 할 수 있습니다. 요 몇년 사이에 MS가 모바일 부분에 많이 신경을 쓰기 시작했는데 그 효과가 바로 여기서 나오는 것이 아닌가 하는 생각이 듭니다.

확산중인 모바일 오피스, 하지만 걸림돌도 많고..

앞서 소개한 3가지 모바일(및 웹 버전까지) 오피스들은 현재는 대부분 다 무료로 제공됩니다. 물론 제대로 사용하기 위해서는 iCloud, Google Drive, One Drive에 서비스 가입을 해야 합니다. 하지만 무료로 가입하고 사용할 수 있으니(물론 용량에 따라서 유료 옵션이 있습니다) 접근하는 것은 어렵지 않다고 봅니다. 앞서 얘기했듯 모바일 오피스 역시 PC 기반의 오피스 못잖게 성능 및 기능을 제공하고 있습니다. 특히나 아이패드, 갤럭시 탭 등과 같은 모바일 OS 기반의 태블릿PC용 오피스 앱들은 PC 기반 오피스 못잖은 사용성을 보여주기도 합니다(별도의 블루투스 키보드가 있어야 한다는 전제조건이 붙지만 말이죠). 과거에는 외부에서 문서작업을 하기 위해 노트북을 많이 갖고 다녔는데 이제는 앞서 얘기했던 모바일 오피스의 존재 때문인데 무거운 노트북 대신 아이패드나 갤럭시 탭과 같은 태블릿을 들고 다니는 경우도 많아지고 있습니다. 특히 MS가 모바일 오피스를 제대로 내놓은 다음에는 그런 현상이 더 많아지고 있다는 생각이 듭니다. 기업에서 만들어지고 있는 문서들이 아직까지는 대부분 MS 오피스를 중심으로 만들어지고 있기 때문에 그렇다고 생각이 듭니다.

물론 아직까지 업무용으로 모바일 오피스 프로그램을 사용하는데 있어서 걸림돌이 많기는 합니다. 가장 큰 문제가 역시나 보안이죠. 대기업이나 어느정도 중견 기업들의 경우 기업 안에서 만든 문서에 DRM을 적용하여 외부 유출 방지를 합니다. 모바일에서는 앞서 소개인 모바일 그룹웨어나 위에서 얘기한 모바일 오피스를 활용할 수 있습니다만 MDM, MAM 등의 보안은 적용되었을지 몰라도 DRM은 아직 제대로 적용되지 않았습니다. 그래서 DRM을 적용한 전용 오피스 뷰어를 많이 이용하는데 불편하기는 마찬가지지요. 하지만 조만간 DRM까지 함께 사용할 수 있는 모바일 오피스 기술(아마도 플러그인 기술이 되겠습니다만)이 위의 소개한 모바일 오피스에 적용된다면 모바일 오피스 시장의 확산은 지금보다 훨씬 더 커질 것입니다.

아직까지는 벤처, 스타트업, 중소기업을 중심으로 모바일 오피스 사용이 진행되고 있다고 봅니다. 앞서 얘기한 보안 이슈로 인해 대기업에서는 모바일 오피스 사용이 원활치 않은 것이 사실입니다. 하지만 이런 이슈도 조만간 해결될 것으로 보이며 그러면 지금보다 더 영역이 커진 모바일 오피스 시장이 열리지 않을까 합니다. 그것은 곧 기업 입장에서도 생산성 부분과 연결되는 문제이기도 하기 때문에 그렇습니다.

이 글은 SK하이닉스 공식 기업 블로그인 하이라이트에 기고했던 글의 원본입니다. 기고한 글은 [여기]에서 보실 수 있습니다.