BPM의 필요성과 IBM의 BPMoC의 특징

일전에 이 블로그를 통해서 BPM(Business Process Management, 비즈니스 프로세스 관리)에 대해서 언급한 적이 있다. 비즈니스 프로세스 관리가 왜 중요한가, 아니 왜 필요한가라는 얘기를 하는 분들도 계신다. 요즘 많이 생기고 있는 스타트업 기업들이나 중소기업, 혹은 밴처기업 등 규모가 작은 기업의 경우 의사결정이 빠르고 그에 따르는 프로세스 전환이나 서로간의 업무 프로토콜이 많지 않아서, 혹은 한명이 여러 작업을 동시에 진행하다보니 스스로가 결정하고 진행하면 되는 구조일 수 있기에 BPM이 어쩌면 거추장스럽고 오히려 불편하고 비효율적이라고 생각할 수 있다. 당장의 경우만 생각한다면 BPM에 신경쓰기 보다 제품 생산, 혹은 개발, 업무 진행에 더 신경쓰는 것이 나을 수 있다.

하지만 나름 규모가 있는(물론 그 규모라는 것의 기준은 사람들마다 다르겠지만) 중견기업 이상 대기업들의 경우라면 서로 부서가 나뉘어져있고 각 부서에서 하는 일이 정해져있기 때문에 하나의 제품, 작품, 솔루션 등 결과물을 만들기 위해서는 각 부서의 담당자들간의 협업, 부서 자체간의 협업, 더 크게 확대하자면 기업들간의 협업이 필요하고 중요한 것이 사실이다. 각 부서들간에 하는 일이 서로 다르기 때문에 각 결과물에 대해서 전달하는 방식, 결과물 자체의 형식 등 이른바 프로토콜이 다른 경우가 많아서 그것을 맞추는 것도 상당한 부담이 되는 것이 사실이다. 또한 어떤 일을 진행하기 위해서는 순서라는 것이 존재하고 그 순서 사이에도 우선 순위도 존재하기 때문에 그런 모든 조건들을 맞추면서 일을 진행하는 것은 무척이나 어려운 일이고 모든 기업들이 가장 힘들어하는 일이다. 하지만 꼭 해야하는 일이기도 하기 때문에 어떻게 하면 효과적으로 일을 진행할 것인가에 대해서 고민하는 것이 사실이기도 하다.

이메일을 통한 프로세스의 비효율성

앞서 얘기한 BPM은 이렇게 어떤 일을 진행하는데 있어 필요한 다양한 프로세스들을 효과적으로 관리하고 프로세스를 진행하는데 있어서 들어가는 리소스(투입되는 사람, 혹은 자원 등) 역시 효과적으로 관리하는데 도움을 주는 시스템이다. 가령 예를 들어 각 부서들 사이의 자료 전달 및 결과물 전달, 의견 전달 등의 프로토콜을 이메일을 통해서 진행한다고 했을 때 담당자들은 늘 이메일 클라이언트를 띄워둬야 하며 새로운 메일이 왔는지 늘 체크해야 한다. 그것이 어려우니 메일을 보내고 다시 전화를 해서 메일을 전달했다는 부가적인 작업을 더 하곤 하는데 업무 처리 시간에 있어서 시간 지연의 원인이 될 수 있다. 또 이메일을 통하다보면 가끔 이메일이 누락되는(스팸으로 분류되거나 메일 서버에 꽉 차서 메일 송수신이 안되는 상황) 경우도 있고 메일 안에 들어가는 내용의 형식도 각 부서마다 다를 수 있기 때문에 그 내용을 이해하는데 시간을 소비하는 경우도 많다. 또 이메일의 경우 작성하고 보내고 확인하는 각 단계마다 시간 지연이 있기 때문에 즉시성, 즉 실시간 처리가 어렵다는 문제도 있다. 특히 예외상황이 발생하여 즉시 처리를 해야 하는 경우에 잘 대처하기가 어려운 문제가 생길 수 있다는 얘기다. 그래서 이런 경우를 보완하기 위해 앞서 언급했듯 전화를 주던지 SMS나 메신져를 이용하는 방법을 부가적으로 더 쓰는 것이다. 이런 방식이 나쁜 것은 아닌데 비효율적임은 분명하다. 게다가 각 부서마다 사용하는 툴이 다른 경우에는 그 중간에 각 툴에서 나온 결과물을 서로 변환해주는 컨버터도 필요하다. 이는 업무 특성 상, 혹은 기업이나 부서의 성격 상 다를 수 밖에 없는 이유가 있는데 그것이 협업에는 걸림돌로 작용한다고 보면 된다. 이런 비효율적인 업무 진행을 개선하고자 BPM이 필요하다.

왜 BPM이 필요한가?

BPM을 통한다면 프로세스간의 프로토콜을 표준화하고 각 프로세스 안에서의 항목들(결과물 방식이나 사용하는 툴 등)을 표준화하여 중간에 변환작업을 거치지 않고 바로 같은 형식으로 주고 받아서 업무의 지연 시간을 줄임으로 효과적으로 업무를 처리할 수 있다. 앞서 예로 든 이메일을 통한 업무 협업 과정에서 드러나는 많은 비효율적인 요소들이 BPM을 통한다면 상당 부분 사라지며 그 요소들로 인해 발생되는 지연 시간을 줄여 더 빠르고 효과적으로 업무를 진행할 수 있는 것이다. 또한 각 프로세스에서 만들어지는 결과물의 형식이 바뀐다던지 사용하는 툴들이 바뀌는 경우에도 기존의 경우라면 각 부서에서 담당자들이 수동으로 하나하나 다 바꿔나가야 하며 바뀌는 시간이 서로 다르기 때문에 맞추는데도 시간이 걸린다. 하지만 BPM을 통한다면 이런 부분도 대부분 BPM 안에서 처리가 가능하기 때문에 실제 업무를 담당하는 담당자들은 본연의 업무에만 집중하면 된다는 장점이 있다. BPM이 필요한 이유는 바로 이런 이유 때문이다. 그리고 이런 필요성은 중견기업, 대기업 뿐만이 아니라 밴처기업이나 스타트업 기업이라도 나중에 규모가 더 커지는 것을 감안해서 미리 염두해두고 도입을 고민하는 것도 필요하다는 생각이 든다.

IBM의 BPM on Cloud

앞서 BPM의 중요성, 필요성에 대해서 얘기를 했다. 그리고 BPM 시스템들은 주변에 찾아보면 나온다. 대부분의 BPM 시스템들은 구축형으로 SI를 통해 각 회사의 업무 시스템에 맞게 구축하는 것이 일반적이다. 이런 BPM 솔루션을 구매, 혹은 구축하는 것도 좋지만 이런 경우에는 BPM 시스템을 관리하는 것도 일이다. 기업의 IT 담당자가 BPM 시스템 자체를 관리하는 업무를 맞게 되는 경우가 생길 수 있다는 얘기다. 그렇다면 이런 BPM 솔루션을 구축하는 것보다 클라우드 환경에서 제공되는 것을 이용하는 것은 어떨까? 이미 구축되어 있는 BPM 시스템를 서비스로 제공받아 각 회사에 맞춰서 약간의 커스터마이징을 해서 사용한다면 기업 입장에서는 BPM 시스템 구축을 위한 비용을 크게 줄일 수 있으며 관리 역시 BPM 시스템을 서비스로 제공하는 업체에서 관리해주기 때문에 기업의 IT 담당자가 관리할 양이 많이 줄어들어 업무의 효율성을 높일 수 있을 것이다. 이런 서비스를 제공하는 것이 IBM에서 제공하는 BPMoC(BPM on Cloud) 서비스다.

IBM의 BPMoC의 특징은 BPM 시스템을 SaaS 방식으로 제공한다는 것이다. 즉, 클라우드 환경에서 제공하며 기업에서 해당 BPM 서비스에 접속할 때에는 당연히 보안이 적용된 통신 방식으로 접속(VPN 방식 이용)하여 마치 기업 안에서 구축한 자체 서비스에 접속해서 사용하는 것처럼 사용할 수 있다는 점이다. 또한 클라우드 환경에서 동작하기 때문에 BPM 규모를 늘려야 할 경우, 혹은 조정을 해야 할 경우에도 손쉽게 할 수 있다. IBM의 BPMoC는 IBM의 클라우드 서비스인 소프트레이어(SoftLayer)에서 동작하기 때문에 소프트레이어가 제공되는 데이터센터의 규모에 한해 무한에 가까운 확장이 가능하다. 또한 클라우드 환경에서 제어가 되기 때문에 확장 및 제어가 물리적으로 확장하는 것보다 빠르고 쉽다. 또한 사용자 수에 따라 월별로 과금되는 형태이기 때문에 운영 자금도 효과적으로 제어할 수 있다. 일반 구축형의 경우에는 처음에 사용자 규모를 잘못 파악하여 크게 잡거나 적게 잡아서 너무 많은 돈이 들어가던지 아니면 추가 비용이 들어가던지 하는 문제점이 있는데 IBM의 BPMoC의 경우에는 사용자 수만큼 과금하는 방식이기 때문에 규모에 맞는 운영자금 운용이 가능하다. 또한 관리를 IBM이 해준다는 점인데 버전 관리를 항상 최신 버전으로 유지할 수 있도록 하며 실제 BPM이 설치되어 있는 시스템의 상태도 늘 최신 상태로 유지할 수 있도록 해준다. 구축형 BPM 시스템을 관리하는데 있어서 가장 큰 문제는 사용되는 솔루션의 버전을 최신으로 유지하거나 장비를 최신으로 유지하는 것이 어렵다는 점인데 그 부분을 IBM이 알아서 해주니 기업의 IT 담당자는 실제 BPM을 사용하는데 필요한 관리 정도만 해주면 된다(그것이 본 업무이기 때문에). 또한 시스템에 대한 예외상황, 문제상황이 발생하더라도 클라우드 환경 안에서 자유롭게 시스템 이전 등을 IBM이 해주기 때문에, 즉 시스템에 대한 리스크 관리를 해주기 때문에 다운타임을 최소화(혹은 없이)하면서 업무를 진행할 수 있다. 이것이 클라우드 환경에서 SaaS 형식으로 제공하는 IBM의 BPMoC의 장점이자 특징이라고 할 수 있다.

IBM의 BPMoC에 대해서 좀 더 자세히 알고 싶다면 아래의 URL로 들어가서 더 자세히 알아보면 될 듯 싶다.

URL : http://ibm.co/1WXnIKY

"이 포스팅은 한국 IBM 소프트웨어의 의뢰로 원고료를 받고 작성되었습니다."