메일로 오는 뉴스레터들 중에서 HP에서 보내오는 뉴스레터가 있다. 보통은 그냥 슬쩍 보고는 지워버리곤 하는데 오늘 받은 이 뉴스레터에는 꽤 재미난 내용이 들어있어서 소개해볼까 한다.

요즘은 업무의 대한 소통을 메신져를 이용해서 많이 하지만 그래도 Email은 여전히 직장 안에서, 혹은 협력업체와의 소통에 있어서 중요한 수단 중 하나다. Email 덕분에 실시간으로 소식을 나라밖에 있는 다른 사람에게도 전할 수 있게 되었다. 어찌보면 인터넷 발달에 있어서 가장 해택을 많이 본 도구가 바로 Email이 아닐까 싶다. Email의 발달로 기업 간의 의사소통도 더욱 신속하게 이뤄질 수 있게 되었고 친구들과의 소통도 다양하게 진행되었다. Email에 다양한 멀티미디어 요소를 첨가하여 개성있는 편지로 의미를 더 부여해서 보낼 수도 있기 때문에 의사소통에 있어서는 꽤 중요한 도구라 할 수 있을 것이다.

하지만 주의할 점은 분명히 있다. Email은 말이 아닌 글이고 1:1로 대면해서 직접 듣거나 보는 것이 아닌 간접적인 접촉이기 때문에 직접 말로 전달할 때와는 달리 의도가 잘못 전해질 수도 있다는 점이다. 내가 상대방에게 전달하고자 하는 의미는 ABC였는데 상대는 내 Email의 내용을 EFG로 받아들일 수 있다는 부분은 분명 Email의 약점 중 하나일 것이다(이는 다른 부분에서도 적용할 수 있는데 직접 마주보며 얘기하는 것과 전화로 통화하는 것에 미묘한 차이가 있는 것도 같은 맥락에서 이해할 수 있을 것이다. 목소리 전달도 이러한데 감정이 전혀 실리지 않는 글의 전달은 오죽이나 더하랴).

이러한 부분은 회사 안에서 Email을 보낼때도 마찬가지로 적용이 된다. HP에서 보내온 뉴스레터에 있는 '해고 사유가 될 수 있는 10가지 이메일 실수'는 회사 안에서 어쩌면 빈번히 일어날 수 있는 경우라 생각해볼 수 있을 것이다.

해고 사유가 될 수 있는 10가지 이메일 실수:

1. 술 취한 상태에서 이메일 전송
   퇴근 후에 술을 몇 잔 하셨습니까? 아침이 되어 본인이 작성한 메시지 내용을 정확하게 인식할 수 있을 때까지 회신 메일을 저장해 두십시오.
2. 빈정거리는 어조나 지나치게 사무적인 어투 사용
   이메일은 빈정거림과 같은 복잡한 표현을 전달하는 데 적합한 매체가 아니며 전체적인 맥락이 제대로 전달되지 않아 좋지 않은 결과로 이어지는 경우가 종종 있습니다.
3. 사적인 문제
   항상 공사를 구분하는 것이 좋습니다. 회사의 리소스를 개인적인 문제에 사용하는 것은 일반적으로 잘못된 생각입니다.
4. 직업적인 비판
   사소한 일이라면 전화를 통해 이야기하십시오. 그렇지 않은 경우 너무 공식적인 느낌을 주게 되어 불필요한 문제를 유발할 수 있습니다. 정말로 심각한 문제라면 당사자와 대면하여 얘기하십시오.
5. 사견 및 뒷말
   직장 내 잡담과 같은 이메일은 처리하기가 쉽지만 항상 ‘전달’되는 경향이 있습니다.
6. 성난 반응
   생각 없이 화난 상태에서 회신하기가 쉽지만 그것을 철회하기가 항상 쉬운 것은 아닙니다. 정말 화가 났다면 가능한 한 이메일 전송을 미루거나 하루 정도 지난 후에 회신하는 것이 가장 좋습니다.
7. 욕설
   대부분의 사람들은 그렇지 않지만 몇몇 사람은 욕설을 사용하기도 합니다. 이는 매우 잘못된 생각이며 업무용 이메일에 욕설을 사용해서는 안 됩니다.
8. 회사 또는 산업 기밀
   이는 소송과 더불어 해고의 사유가 됩니다.
9. 인종차별적 표현/성적 언어
   업무용 이메일뿐 아니라 일상적인 대화에서도 이러한 표현을 피하는 것이 최선입니다.
10. 조잡한 문장
    해변에 있는 동안 iPAQ에서 이메일을 전송하는 경우에도 이메일에 여러분의 이미지가 반영된다는 사실을 기억하십시오.

최근에는 PC를 통해서 뿐만 아니라 휴대폰을 이용한 무선 인터넷을 통해서, 혹은 스마트폰이나 PDA폰을 이용해서 Email을 많이 송수신하는거 같다. 무선 인터넷의 발달로 언제 어디서나 Email을 송수신할 수 있는 환경이 갖춰졌을 때 위와 같은 실수로 인해 불이익을 받는 경우는 최소한으로 줄여야 할 것이다. 말이던 Email이던 한번 보내고 당사자가 어떤 경로로든 접수를 하게 되면 되돌릴 수가 없기 때문에 신중을 기해야 하는 것이다. 하기사 이것은 어떤 상황에서던 다 적용이 되는 진리와 같은 얘기라 생각이 든다.

참고로 뉴스레터 마지막에서 국가기관이나 공공기관에서 Email을 보낼 때 특히 주의하라고 적어놓았다. 아무래도 보내는 사람의 위치 등이 일반 사무직이나 전문직과는 틀리기 때문이 아닐까. 더 영향력이 크기 때문에 주의해야 하는 것은 당연한 것이라.

그래서 오늘의 교훈은? Email을 보낼 때는 좀 신중을 기하자!